Van aanvraag tot factuur
Eerst zetten wij de website van een zaak over naar onze servers. Daarna bouwden wij er stuk voor stuk het programma achter waarin die zaak nu elke dag werkt, en dat werk loopt nog.
Wat wij bouwden, en wat wij zouden bouwen.
Wij bouwen een programma voor uw administratie stuk voor stuk, elk stuk met een vaste prijs. Uw boekhouding blijft bij uw boekhouder.
Wat bouwden wij in opdracht?
Eén website met het programma erachter, voor onze eerste klant.
Gebouwd voor een zaak die ons daarvoor betaalde, en elke dag in gebruik. Wij zetten geen klantnamen op onze eigen site, zo staat het in onze voorwaarden, en ook niet wat de zaak doet of waar ze zit.
Twintig zaken die niet bestaan, en wat wij er zouden bouwen.
Voorstel: Een dierenarts die na elke ingreep het verslag voor de dierenverzekering met de hand overtypt
Wij zouden het formulier van de verzekeraar in het dossier van het dier zetten. Daar staat het naast wat u tijdens de ingreep al invoert. Wat er dan nog ontbreekt, zou rood staan voordat u tekent. Zo komt het dossier niet drie weken later terug met een vraag erbij.
Voorstel: In een garage staat een wagen stil omdat niemand weet of het onderdeel al besteld is
Het bestelde stuk zou aan de werkopdracht hangen, met de dag waarop de leverancier het belooft. Dan zou u 's morgens weten welke wagens vandaag verder kunnen en welke niet. De klant hoort zo één keer een datum die klopt in plaats van drie keer een schatting.
Voorstel: Na elke reportage stuurt een fotograaf een link naar de foto's, en twee weken later nog eens, omdat de eerste intussen vervallen is
Per reportage zouden wij een eigen galerij maken waarin de klant zijn keuze aanduidt. De link zou blijven werken zolang u dat wil. U zou zien welke beelden aangeduid staan, zonder één bestand te openen. Wie later nog iets wil bijbestellen, zou alle beelden van die reportage daar terugvinden.
Voorstel: Een tuinaannemer met onderhoudsklanten die elk vier beurten per jaar krijgen, allemaal in één papieren agenda
Zodra een onderhoudscontract begint, zouden de beurten van het hele jaar al in de agenda staan. Regent het, dan verzet u een hele dag met één handeling. Iedereen van die dag zou een bericht krijgen met de nieuwe datum.
Voorstel: Vrijdagavond zoekt een poetsdienst uit wie er maandag bij welke klant staat, met twee poetshulpen ziek
Wij zouden per klant vastleggen welk uur vast staat en wie de sleutel heeft. Per poetshulp zou daarnaast staan welke uren er vrij zijn. Valt er iemand uit, dan schuift u een beurt door naar wie beschikbaar is. De klant weet dan voor maandag wie er komt.
Voorstel: Twee dagen voor een feest belt een cateraar nog rond om te weten of het zeventig of tachtig borden worden
Op één pagina per opdracht zou de klant zelf zijn aantal bijstellen en de allergieën per gast invullen. Dat zou kunnen tot het moment waarop u inkoopt. Verandert er daarna nog iets, dan zou het vorige aantal er met de datum naast blijven staan. Zo zou achteraf vastliggen waarop u bent gaan inkopen.
Voorstel: Een glazenwasser met vaste rondes staat voor een gesloten deur, omdat de afzegging van die klant op een briefje in de bestelwagen lag
Per ronde zouden wij de adressen in de volgorde van de rit zetten. Bij elk adres zou staan hoe vaak die klant aan de beurt is. Wil een klant een beurt overslaan, dan zou hij dat online doorgeven. U zou de ronde van morgen dan al zonder dat adres zien.
Voorstel: Een notariskantoor dat voor één ondertekening vier agenda's op elkaar moet leggen, met de bank erbij
Voor elk dossier zouden wij enkele mogelijke momenten tegelijk aan alle partijen voorleggen. Iedereen duidt zijn keuze aan, en de datum ligt vast zodra het rond is. Het heen en weer per e-mail valt dan weg. Elke partij zou dezelfde bevestiging in het eigen dossier zien staan.
Voorstel: Voor de aangifte van maart wacht een boekhouder nog altijd op de bonnen van januari
Elk van uw klanten zou zijn stukken opladen bij het kwartaal waar ze bij horen. De lijst ernaast zou tonen welk uittreksel of welke aankoopfactuur er nog ontbreekt. Een herinnering zou u met één klik sturen. U zou beginnen aan de dossiers die volledig zijn, en niet aan het dossier dat toevallig bovenaan ligt.
Voorstel: Een drukkerij die vijfduizend folders drukt op een akkoord dat ergens in een gesprek van veertien e-mails staat
De drukproef zou een aparte stap in het dossier worden. De klant zou er online zijn akkoord op geven, met de datum en zijn naam erbij. Het bestand waarop hij keek, zou daarbij bewaard blijven. Vraagt hij achteraf een wijziging, dan ziet u meteen of die van voor of van na dat akkoord komt.
Voorstel: Aan de toonbank neemt een bloemist rouwwerk aan, op een blaadje met de tekst van het lint erop
Van dat blaadje zouden wij een bestelbon maken. Daarop zouden de tekst van het lint en het uur staan. Daarnaast zouden het adres van de dienst en de naam van wie bestelt erop staan. De bon zou sluiten op het uur dat u voor die dag instelt. Wie rijdt, vertrekt dan met een blad dat niemand meer moet ontcijferen.
Voorstel: Een firma die brandblussers onderhoudt, weet in januari niet welke klanten dit jaar aan de beurt zijn voor hun keuring
Per klant zouden wij elk toestel in een lijst zetten, met de datum van zijn laatste keuring. Elke maand zou u zien wie de maand erna aan de beurt is. Met één klik zou u die klanten een datum voor hun keuring sturen. Wie niet antwoordt, zou bovenaan uw lijst blijven staan.
Voorstel: Welke hond een allergie heeft en welke vacht niet geschoren mag worden, weet bij een hondentrimmer alleen de zaakvoerder
Alles wat aan één dier eigen is, zou op zijn fiche staan. Daar leest u welk product er bij hem niet mag, en waar hij van schrikt. Valt u een dag uit, dan werkt wie invalt van dezelfde fiche verder. De baas hoeft zijn verhaal dan niet opnieuw te doen.
Voorstel: Een zeilclub waar de ligplaatsen op een geplastificeerd blad aan de muur hangen
Wij zouden per boot een fiche maken met de ligplaats, de eigenaar, de vervaldatum van zijn verzekering en de winterstalling. De havenmeester zou die fiche aan de steiger op zijn gsm openen. Voordat de eerste boot te water gaat, ziet hij in één scherm welke boten hun papieren niet in orde hebben.
Voorstel: Bij elke verhuis noteert een vastgoedbeheerder de meterstanden met een balpen op een blad
Per pand zouden wij een dossier maken met de standen bij intrede en bij uittrede. Bij elke stand zou de foto van de meter staan. Bij de afrekening zou u die cijfers uit één scherm halen. De huurder zou zijn eigen standen kunnen nakijken, zonder dat u iets moet opzoeken.
Voorstel: Bij een keukenplaatser gaat het plan voor de plaatsing op een blad mee naar de werf en duikt het daarna niet meer op
Het plan zou stap voor stap in het dossier komen, van opmeten tot afwerken. Erbij zouden de volgorde staan die niet mag verspringen, en het akkoord dat vooraf binnen moet zijn. Bij elke afspraak zou de volgende stap klaarstaan, zodat niemand het plan opnieuw hoeft uit te leggen.
Voorstel: Een schoonheidssalon waar iemand met een cadeaubon van twee jaar oud binnenkomt en niemand kan zeggen of die al gebruikt is
Elke bon zou een eigen code krijgen. In een register zou staan tot wanneer hij loopt en of hij al ingeruild is. Aan de kassa zou u die code intypen en het meteen weten. Dezelfde bonnen zou u dan ook online kunnen verkopen.
Voorstel: Een muziekwinkel die instrumenten verhuurt, weet niet meer welke klarinet bij wie staat
Wij zouden elk instrument met zijn serienummer in een lijst zetten. Bij elk zou de huurder staan, en de datum waarop het terug hoort te zijn. Elke maand zou u in één blik zien wat er nog buiten staat en wie er een herinnering nodig heeft.
Voorstel: Een fietsenmaker met twintig herstellingen in het rek en de namen in stift op een stuk karton
Per fiets zouden wij een werkbon aanmaken met het framenummer erop. De klant zou online kunnen volgen of zijn fiets al aan de beurt is. Zet u een bon op klaar, dan krijgt de klant meteen een bericht. De fietsen die er al twee weken staan, zouden bovenaan uw lijst blijven.
Voorstel: Op de ochtend zelf ontdekt een verhuisbedrijf dat het parkeerverbod voor de deur nergens is aangevraagd
Voordat de vrachtwagen buitenrijdt, zou elk vinkje in het verhuisdossier gezet moeten zijn. Dat zijn het adres van vertrek en van aankomst, de aanvraag van het parkeerverbod en de ploeg die rijdt. De planner zou 's avonds al weten welke verhuis van morgen nog niet in orde is.
Uw vak staat er misschien niet bij, uw papierwerk wel. Zeg ons welk blad of welke mails u de meeste tijd kosten, dan schrijven wij een voorstel voor uw zaak. Ook dat blijft een voorstel, tot u ons de opdracht geeft.
Hoe begin ik?
Met een paar zinnen in het formulier: wat uw zaak doet, en waarmee wij u kunnen helpen.
Weet u nog niet wat u nodig hebt? Dat zoeken we samen uit in het gratis gesprek van een half uur.
Stel hier uw vraag.
Liever gebeld?
Kies in het formulier "Bel mij terug" en laat uw gsm-nummer achter. Dan bellen wij u binnen één werkdag terug, in de voormiddag of de namiddag, zoals het u past. Die paar zinnen mag u overslaan: wat u zoekt, vertelt u ons als wij bellen. Een nummer waarop u ons belt, hebben wij voorlopig niet.
Na het versturen ziet u meteen dat uw vraag binnen is. Een automatische mail krijgt u niet: binnen één werkdag antwoordt Mahir of Senad zelf.
Mailen kan ook: hello@mahsen.be.